Kavram rehberi
Mutabakat nedir, nasıl yapılır?
Mutabakat, iki tarafın aynı işlemlere ait kayıtlarının birbirini tutup tutmadığının karşılıklı olarak kontrol edilmesi ve sonucun yazılı hale getirilmesidir.
Bir şirketin defterindeki bakiye ile karşı tarafın defterindeki bakiye aynıysa taraflar mutabıktır; farklıysa farkın nereden geldiği bulunana kadar hareketler kalem kalem karşılaştırılır. Mutabakat bir ödeme ya da tahsilat işlemi değildir: borcu ne doğurur ne de sona erdirir, yalnızca iki kaydın aynı olduğunu gösterir. En sık cari hesaplarda ve banka hesaplarında, çoğunlukla ay veya yıl sonunda yapılır.
Mutabakatın konusu
Mutabakat, bu iki rakamı eşitlemeye değil, aradaki farkın nereden geldiğini bulmaya çalışır.
01
Mutabakat ne demek?
Mutabakat, sözlük anlamıyla uzlaşma ve uygunluk demektir. Kelime Türkçeye Arapçadan geçmiştir; Türk Dil Kurumu Güncel Türkçe Sözlük “mutabakat” maddesini (Ar. muṭābaḳat) doğrudan “uzlaşma” ve “uygunluk” olarak karşılar. Aynı kökten gelen “mutabık” ise “birbirine uyan, karşılıklı olarak anlaşmaya varan, birbiriyle uzlaşan” anlamındadır.
Günlük dilde
İki tarafın bir konuda anlaşmaya varmasıdır: “toplantıda mutabakata varıldı” cümlesindeki gibi. Aranan şey fikir birliğidir.
Ticari hayatta
Kelime daha dar ve teknik bir anlam taşır: iki şirketin birbiri hakkında tuttuğu rakamların aynı olmasıdır. Aranan şey kayıt birliğidir.
Mutabakat ne değildir?
-
Ödeme değildir. Mutabık kalmak bakiyenin ödendiği anlamına gelmez; yalnızca iki tarafın aynı tutarı gördüğünü gösterir.
-
Muhasebe kaydı değildir. Mutabakat kendi başına deftere bir kayıt oluşturmaz. Fark bulunduğunda düzeltme kaydını yine hatanın bulunduğu taraf yapar.
-
Denetim değildir. Mutabakat kaydın doğru olduğunu değil, iki kaydın birbirine eşit olduğunu gösterir. İki taraf da aynı hatayı yapmışsa mutabakat yine sağlanır.
02
Mutabakat türleri nelerdir?
Mutabakat türleri, karşılaştırılan verinin kaynağına göre ayrılır: cari hesap mutabakatı iki şirketin defterlerini, banka mutabakatı defter ile hesap ekstresini, iç mutabakat ise defter ile fiziksel sayımı karşılaştırır. Tablodaki son satır bir tür değil, yazışmanın yürütüldüğü kanaldır.
| Tür | Taraflar | Karşılaştırılan veri | Ayırt eden nokta |
|---|---|---|---|
| Cari hesap mutabakatı | Şirket ile müşterisi veya tedarikçisi | Belirli bir tarihteki cari hesap bakiyesi ve yönü (borç / alacak) | En yaygın tür. Karşı tarafın kendi bakiyesini yazılı olarak bildirmesi beklenir. |
| Banka mutabakatı | Şirket ile bankası | Defterdeki banka hesabı bakiyesi ile bankanın hesap ekstresindeki bakiye | Yazışma gerekmez; karşı tarafın kaydı zaten ekstre olarak elinizdedir. |
| Kasa ve stok mutabakatı (iç mutabakat) | Şirketin kendi birimleri | Defterdeki tutar veya miktar ile fiziksel sayım sonucu | Karşı taraf yoktur; kayıt gerçekle karşılaştırılır. |
| BA/BS mutabakatı | Şirket ile karşı şirket | Form Ba (alışlar) ve Form Bs (satışlar) ile bildirilecek aylık alış-satış toplamları | Form Ba ve Form Bs verme uygulaması Eylül 2024 döneminden itibaren kaldırıldı; artık yasal bir zorunluluğa dayanmıyor. |
| e-Mutabakat | Yukarıdaki taraflarla aynı | Cari hesap veya BA/BS mutabakatıyla aynı veri | Ayrı bir tür değil, kanaldır: yazışma e-posta ve bağlantı üzerinden yürütülür. |
BA/BS mutabakatı hâlâ yapılıyor mu?
Form Ba ve Form Bs bildirimlerinin verilmesi uygulaması Eylül 2024 dönemi bildirimlerinden başlayarak sona erdi. Düzenleme 565 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile yapıldı; tebliğ 25 Eylül 2024 tarihli ve 32673 sayılı Resmî Gazete’de yayımlandı, 1 Ekim 2024’te yürürlüğe girdi. Bildirim yükümlülüğü kalktığı için BA/BS mutabakatı da yasal bir dayanağa değil, yalnızca alışkanlığa dayanıyor.
e-mutabakat ayrı bir tür müdür?
Hayır. e-mutabakat, mutabakat yazışmasının kâğıt, faks veya telefon yerine e-posta ve bağlantı üzerinden yürütülmesidir; karşılaştırılan veri değişmez. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın tanımladığı e-fatura veya e-arşiv gibi bir e-belge türü de değildir — hizmeti yazılım firmaları sunar, zorunlu bir format ya da onay mercii yoktur.
03
Mutabakat süreci nasıl işler?
Mutabakat süreci iki ayrı kaydın tek bir karşılaştırmada buluşmasıyla başlar ve bir döngü içerir: fark bulunup düzeltildikten sonra bakiyeler yeniden karşılaştırılır. Süreç, bakiyeler eşitlenene ya da kalan fark yazılı olarak açıklanana kadar biten bir iş sayılmaz.
04
Mutabakat nasıl yapılır? Adım adım
Mutabakat altı adımda yapılır: dönem ve kapsam belirlenir, kendi kaydınızdan o tarihteki bakiye çıkarılır, karşı taraftan aynı tarihteki bakiye istenir, iki bakiye karşılaştırılır, fark varsa hareketler kalem kalem eşleştirilir, sonuç yazılı olarak teyit edilip saklanır.
-
Dönem ve kapsam belirlenir
Mutabakatın hangi tarih aralığını kapsadığı ve hangi hesabın karşılaştırılacağı baştan yazılır. Aynı şirketle birden fazla cari hesap çalışılıyorsa — farklı şube, farklı para birimi, farklı sözleşme — hangisinin karşılaştırıldığı belirtilmediğinde fark kaçınılmaz olur.
-
Kendi kaydınızdan bakiye çıkarılır
Belirlenen tarihe kadar işlenmiş tüm hareketlerin kapanış bakiyesi ve yönü not edilir. Bakiyenin yönü tutarın kendisi kadar önemlidir: 100.000 TL borç ile 100.000 TL alacak arasındaki mesafe 200.000 TL’dir.
-
Karşı taraftan aynı tarihteki bakiye istenir
Cari hesapta bu adım mutabakat mektubu göndermek demektir. Banka mutabakatında karşı tarafa yazılmaz; kaynak, bankanın hesap ekstresidir ve talep etmeden elinizdedir.
-
İki bakiye karşılaştırılır
Tutar ve yön birlikte karşılaştırılır. Eşitse mutabakat sağlanmıştır; sonuç yazılı olarak teyit edilir. Karşılaştırma yalnızca tutara bakılarak yapıldığında ters yöne yazılmış bir kalem gözden kaçar.
-
Fark varsa hareketler kalem kalem eşleştirilir
İki liste tutar ve tarih birlikte kullanılarak eşleştirilir; eşleşmeyen kalemler farkın adaylarıdır. Eşleştirmeye en büyük tutarlardan başlamak, farkın çoğunu birkaç kalemde yakalamayı sağlar.
-
Fark kapatılır ve sonuç yazıya dökülür
Hatalı kayıt hangi taraftaysa düzeltme o tarafta yapılır ve bakiyeler yeniden karşılaştırılır. Zamanlama farkları düzeltilmez; hangi kalemin hangi dönemde kaydedildiği notla açıklanır. Kalan fark varsa mutabık kalınan ve kalınmayan tutar ayrı ayrı yazılır.
05
Mutabakatta fark çıkınca ne yapılır?
Fark çıktığında yapılacak ilk iş listeyi baştan toplamak değil, fark tutarının kendisine bakmaktır: fark tutarı çoğu zaman sebebini ele verir. Aşağıdaki dört kontrol, yüzlerce kalemi tek tek gözden geçirmeden önce birkaç saniyede yapılır ve farkın büyük kısmını doğrudan yakalar.
fark = kalem tutarı
Fark tutarında tek bir kalem arayın
En sık sebep, bir hareketin bir tarafta hiç işlenmemiş olmasıdır. Fark 14.750 TL ise iki listede de 14.750 TL’lik bir kalem arayın; genellikle bir tarafta vardır, diğerinde yoktur.
fark ÷ 2 = ters yazılan tutar
Fark 2’ye tam bölünüyorsa yön hatası olabilir
Bir tutar borç yerine alacağa (ya da tersine) yazıldığında fark, o tutarın iki katı olur. Farkı 2’ye bölün ve çıkan tutarda bir kalem arayın: 8.400 TL fark, 4.200 TL’lik bir kalemin ters yöne yazılmasından gelir.
fark ÷ 9 = tam sayı
Fark 9’a tam bölünüyorsa rakamlar yer değiştirmiş olabilir
Bir sayıdaki iki rakam yer değiştirdiğinde oluşan fark her zaman 9’un katıdır; bu matematiksel bir zorunluluktur, tesadüf değildir. 45.000 yerine 54.000 yazıldığında fark 9.000 olur. Aynı kural basamak kaymasında da geçerlidir: 4.500 yerine 45.000 yazıldığında fark 40.500’dür ve 9’a tam bölünür.
fark = kalem × KDV oranı
Fark bir kalemin KDV’sine eşitse taban tutar karışmıştır
Farkın, kalemlerden birinin KDV tutarına eşit olması, bir tarafın KDV hariç, diğerinin KDV dahil tutarı kaydettiğini gösterir. Aynı mantık iskonto ve vade farkı için de işler.
Farkların dört kaynağı
Mutabakat farkları dört gruba ayrılır ve her grubun çözümü farklıdır: zamanlama farkı düzeltilmez, kayıt hatası düzeltilir, kapsam farkı yeniden karşılaştırma gerektirir, görüş ayrılığı ise muhasebeyle değil ticari görüşmeyle çözülür.
A
Zamanlama farkı
Kayıt iki tarafta da doğrudur, yalnızca farklı dönemlere düşmüştür. Düzeltme yapılmaz; not düşülür ve bir sonraki dönemde kendiliğinden kapanır.
- Ay sonuna denk gelen fatura: karşı taraf ayın son günü kesmiş, siz ertesi ayın ilk günü kaydetmişsiniz.
- Yoldaki mal veya tamamlanmamış hizmet: fatura kesilmiş, teslim bitmemiş.
- Tahsile verilen çek ve senetler: siz kaydetmişsiniz, henüz tahsil edilmemiş.
B
Kayıt hatası
Bir taraftaki kayıt yanlıştır. Düzeltme, hatanın bulunduğu tarafta yapılır ve düzeltmeden sonra bakiyeler yeniden karşılaştırılır.
- Aynı faturanın iki kez kaydedilmesi.
- Tutarın ters yöne (borç yerine alacağa) yazılması.
- Rakamların yer değiştirmesi veya basamağın kayması.
- KDV, iskonto veya vade farkının bir tarafta işlenmemesi.
C
Kapsam farkı
Kayıtlar doğru, karşılaştırma yanlıştır. Aynı kesit üzerinden karşılaştırma tekrarlanır.
- İki tarafın farklı tarih aralığı kullanması.
- Karşı tarafın birden fazla cari kodunun olması ve birinin kapsam dışında kalması.
- Dövizli hesapta bir tarafın döviz tutarını, diğerinin TL karşılığını göndermesi; kur farkı kayıtlarının bir tarafta işlenmemesi.
D
Görüş ayrılığı
Taraflar aynı olayı farklı değerlendirir. Muhasebe düzeltmesiyle çözülmez; irsaliye, sözleşme, teslim tutanağı gibi belgelerle ticari görüşme gerekir.
- İade edilen mal için karşı tarafın iade faturası kesmemiş olması.
- Eksik teslimat, gecikme cezası veya hakediş kesintisi.
- Karşı tarafın kabul etmediği bir faturanın kayıtta durması.
Fark kapanmıyorsa ne yapılır?
Farkın tamamı bulunamadığında mutabakat kısmi olarak kapatılır: mutabık kalınan tutar ile mutabık kalınmayan tutar ayrı ayrı yazılır ve kalan farkın hangi kalemlerden şüphelenildiği not edilir. Kapatılmamış farkı sessizce bir sonraki döneme taşımak farkı büyütür — her dönemin yeni farkları eskisinin üzerine biner ve bir süre sonra hangi kalemin ne zaman ayrıştığı bulunamaz hale gelir.
06
Mutabakat formunda ne bulunur?
Mutabakat formunun kanunla belirlenmiş zorunlu bir biçimi yoktur; içeriği taraflar belirler. Cevaplanabilir bir mutabakat formunda şu bilgiler bulunur:
- Gönderen şirketin unvanı, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası
- Muhatap şirketin unvanı ve vergi kimlik numarası
- Mutabakatın kapsadığı tarih aralığı ve bakiye tarihi
- Bakiye tutarı, para birimi ve yönü (borç / alacak)
- Birden fazla hesap varsa hangi cari hesabın kastedildiği
- Cevap için beklenen süre ve gönderim adresi
- Karşı tarafın kendi bakiyesini yazacağı boş alan
- Yetkili kişinin adı, iletişim bilgisi, kaşe ve imza
Uygulamada en çok atlanan alan, karşı tarafın kendi bakiyesini yazacağı boş alandır. Bu alan olmadığında karşı taraf yalnızca “mutabık değiliz” diyebilir; kendi rakamını göndermediği için fark araması sizin tarafınızda körlemesine başlar ve bir tur daha yazışma gerekir.
Mutabakat mektubuna cevap verilmezse ne olur?
Cevap verilmemesi kendiliğinden yasal bir kabul doğurmaz. Türk Ticaret Kanunu’nun 21. maddesinin ikinci fıkrası, kendisine fatura gönderilen kişinin sekiz gün içinde içeriğine itiraz etmemesi halinde içeriği kabul etmiş sayılacağını düzenler; bu kural faturaya özgüdür ve mutabakat mektubuna kendiliğinden uygulanmaz. Mutabakat mektuplarında sıkça görülen “süresi içinde cevap verilmezse mutabık sayılır” ifadesi taraflar arasındaki bir beyandır. Uyuşmazlık halinde bu ifadenin sonucunu avukatınızla değerlendirin.
Pratik karşılığı şudur: cevapsız kalan bir mutabakat, mutabakat sayılmaz. Cevap gelmediğinde yazışma tekrarlanır ve gönderim kanıtı (kayıtlı e-posta, tebliğ kaydı, teslim alındı belgesi) saklanır.
07
Banka mutabakatı nasıl yapılır?
Banka mutabakatı, şirketin defterindeki banka hesabı bakiyesinin bankanın hesap ekstresindeki bakiyeyle karşılaştırılmasıdır. Diğer türlerden bir farkı vardır: karşı tarafa mektup yazılmaz, çünkü karşı tarafın kaydı zaten ekstre olarak elinizdedir. Bu, banka mutabakatını en kesin sonuç veren mutabakat türü yapar; zorluk karşılaştırmada değil, her ay her banka için ekstreyi indirip yan yana koymaktadır.
Banka mutabakatında farkın en sık sebepleri
-
Banka masrafları. Komisyon, hesap işletim ücreti, EFT/havale masrafı ve BSMV ekstrede görünür, defterde çoğu zaman ay sonuna kadar işlenmemiştir.
-
Valör. Valör, tutarın faize esas alındığı tarihtir ve işlem tarihinden farklı olabilir. Ekstrede iki tarih ayrı sütunlarda durur; karşılaştırma yanlış sütun üzerinden yapıldığında fark çıkar.
-
Gün sonu kesiti. Bankalar arası klasik EFT iş günlerinde ve belirli saatler arasında çalışır; bu pencerenin dışında verilen talimat ertesi iş gününe düşer. Aynı bankadaki havale ile FAST üzerinden giden transferler 7/24 anlık ilerlediği için bu farkı yaratmaz — işlemin hangi kanaldan gittiği tutara ve bankaya göre değişir.
-
Otomatik ödeme talimatları. DBS, fatura ve kredi taksidi talimatları bankada kendiliğinden çalışır; deftere el ile işlenmediğinde fark yaratır.
-
Geri dönen işlemler. Karşılıksız çek iadesi, iade edilen havale veya iptal edilen bir işlem ekstreye iki satır olarak düşer.
Banka tarafını her ay elle toplamamak
Banka mutabakatında zaman alan kısım karşılaştırma değil, veriyi toplamaktır: her banka için ayrı internet şubesine girip dönem ekstresini indirmek. MerkeziHesap şirketinizin banka hesaplarına salt-okunur bağlanır, hesap hareketlerini ve bakiyeleri gün boyu otomatik çeker, açılış – giriş – çıkış – kapanış kırılımıyla kasa raporu üretir. Mutabakat sırası geldiğinde banka tarafındaki veri hazır ve eksiksiz olur.
Sınırı açıkça yazalım: MerkeziHesap muhasebe kaydı üretmez ve mutabakatı sizin yerinize yapmaz. Defter tarafındaki tutar muhasebe programınızda kalır; MerkeziHesap karşılaştırmanın yalnızca banka ayağını güncel ve eksiksiz tutar.
08
Sık sorulan sorular
Mutabakat, sözlük anlamıyla uzlaşma ve uygunluk demektir; Türkçeye Arapçadan geçmiş bir kelimedir. Ticari hayatta ise iki tarafın aynı işlemlere ait kayıtlarının birbirini tutup tutmadığının karşılıklı olarak doğrulanmasını anlatır.
Mutabakat işlemi, belirli bir tarihteki bakiyenin iki taraftan ayrı ayrı çıkarılıp karşılaştırılmasıdır. Bakiyeler eşitse taraflar mutabıktır; eşit değilse fark bulunana kadar hareketler kalem kalem eşleştirilir.
Mutabakat altı adımda yapılır: dönem ve kapsam belirlenir, kendi kaydınızdan o tarihteki bakiye çıkarılır, karşı taraftan aynı tarihteki bakiye istenir, iki bakiye karşılaştırılır, fark varsa hareketler kalem kalem eşleştirilir, sonuç yazılı olarak teyit edilip saklanır.
Mutabakat formunun kanunla belirlenmiş zorunlu bir biçimi yoktur. Cevaplanabilir bir formda gönderen ve muhatap şirketin unvanı ile vergi kimlik numarası, bakiye tarihi, bakiye tutarı, para birimi, bakiyenin yönü (borç veya alacak), cevap süresi, iletişim bilgisi ve karşı tarafın kendi bakiyesini yazabileceği bir alan bulunur.
Cevap verilmemesi kendiliğinden yasal bir kabul doğurmaz. Türk Ticaret Kanunu’nun 21. maddesinin ikinci fıkrasındaki sekiz günlük itiraz süresi ve kabul karinesi faturaya özgüdür; mutabakat mektubuna kendiliğinden uygulanmaz. Mektuptaki “süresinde cevap verilmezse mutabık sayılır” ifadesi taraflar arasındaki bir beyandır; uyuşmazlıkta hukuki değerlendirme için avukatınıza danışın.
Cari hesap mutabakatında karşı taraf başka bir şirkettir ve kendi bakiyesini yazılı olarak bildirmesi beklenir. Banka mutabakatında karşı tarafın kaydı zaten hesap ekstresi olarak elinizdedir; yazışma gerekmez, defterdeki bakiye doğrudan ekstredeki bakiyeyle karşılaştırılır.
Form Ba ve Form Bs bildirimlerinin verilmesi uygulaması, 565 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile (Resmî Gazete, 25 Eylül 2024, sayı 32673) Eylül 2024 dönemi bildirimlerinden başlayarak sona erdi. Bildirim yükümlülüğü kalktığı için BA/BS mutabakatı da yasal bir zorunluluğa dayanmıyor; şirketler cari hesap mutabakatını sürdürüyor.
e-mutabakat, mutabakat yazışmasının kâğıt, faks veya telefon yerine e-posta ve bağlantı üzerinden yürütülmesidir. Ayrı bir mutabakat türü değildir; Gelir İdaresi Başkanlığı’nın tanımladığı e-fatura veya e-arşiv gibi bir e-belge türü de değildir, hizmeti yazılım firmaları sunar.
Mutabakat sıklığı için kanuni bir zorunluluk yoktur. Uygulamada cari hesaplar çoğunlukla ay, çeyrek veya yıl sonunda karşılaştırılır; banka hesapları ise hareket yoğunluğuna göre aylık, haftalık, hatta günlük mutabık hale getirilir.
Farkın 9’a tam bölünmesi, bir sayıda iki rakamın yer değiştirdiğine veya basamağın kaydığına işaret eder. Bir sayıdaki iki rakam yer değiştirdiğinde oluşan fark her zaman 9’un katıdır; bu matematiksel bir zorunluluktur. 45.000 yerine 54.000 yazıldığında fark 9.000, yani 9’un katı olur.
Mutabakat yazışması ticari mektup niteliğindedir. Türk Ticaret Kanunu’nun 82. maddesi alınan ticari mektupların ve gönderilen ticari mektupların suretlerinin on yıl saklanmasını öngörür; süre, yazışmanın yapıldığı takvim yılının bitişiyle başlar.
Kaynaklar
- Kelime anlamı: Türk Dil Kurumu, Güncel Türkçe Sözlük — “mutabakat” (Ar. muṭābaḳat), “mutabık”, “mutabakat sağlamak” maddeleri.
- Form Ba / Form Bs’in kaldırılması: 565 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği, Resmî Gazete 25 Eylül 2024, sayı 32673. Tebliğ, Eylül 2024 dönemi ve sonraki dönemler için Form Ba ve Form Bs bildirimi verilmeyeceğini düzenler; 1 Ekim 2024’te yürürlüğe girdi.
- Faturaya itiraz süresi: 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, madde 21, ikinci fıkra (sekiz gün).
- Ticari yazışmaların saklanması: 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, madde 82 (on yıl; süre, yazışmanın yapıldığı takvim yılının bitişiyle başlar).
Bu rehber genel bilgilendirme amaçlıdır; mali ve hukuki danışmanlık yerine geçmez. Şirketinize özgü durumlar için mali müşavirinize danışın. Son güncelleme: .